Συλλογές	Ιδρυματικό Αποθετήριο ΟΠΑ / AUEB Institutional Repository Σχολή Επιστημών και Τεχνολογίας της Πληροφορίας / School of Informatics Τμήμα Πληροφορικής / Department of Informatics Μεταπτυχιακές Εργασίες / Postgraduate dissertations
Τίτλος	Εφαρμογή εταιρικής μνήμης σε σύστημα διαχείρισης έργων
Δημιουργός	Καρδασιλάρη, Βασιλική
Συντελεστής	Τατσιόπουλος, Ηλίας Κωνσταντόπουλος, Πάνος Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Τμήμα Πληροφορικής
Τύπος	Text
Φυσική περιγραφή	134σ.
Γλώσσα	el
Περίληψη	In business environment, which is increasingly competitive, many factors hold a key role in company’s success. One of them is the right project management. The project for each business is the most important part and thus is the first that have to be managed with caution. Each project can start with the best standards but nonetheless result in a failure or it can happen the other way, therefore it deserves special attention. The impact of an irregularity is clear during the entire life cycle of the project and caused conflicts among project team members and customers. In this context, the present thesis developed a software that aims to provide a structured approach to project management and can cause actual results to project schedules. The proposed approach takes advantage of the opportunity that given by the standardization of tasks and use it for new projects by exploiting the knowledge gained during their management. The basic idea is to identify and registration template projects, with which the company deals. Template projects typically consist of schedules that can be adapted for any similar project in this category. The initial templates are either based on research that have been done or one of the many commercial templates that are already on the market, like those which offered by accredited institutions such as the Project Management Institute. The schedules that mentioned above, include the tasks which are necessary to complete the project, the durations of them and the sequence between them. It will be fatal mistake these templates remain the same throughout the existence and the operation of the company. Certainly, projects are progressing and members of the company acquire experience that can be used to alter the initial template project. The accumulated knowledge is a very important resource for the enterprise and the creation of corporate memory is something that gives to company a competitive advantage in the marketplace. The corporate memory is all the knowledge of the organization that either exists in documents, databases, knowledge bases or in the experience of companys’ members. The thesis is divided mainly into two pieces. At first the theoretical background of the system is analyzed and the second, after the requirements of the system are recorded, the system is illustrated by quoting the manual that explains the exact functions. Further, the theoretical background is presented first a historical overview of the project and its management and then their definitions in accordance with the international references. The project management follows a process in which should be given special attention at every step, as is the determination of the phases, the tasks and sub-tasks of the project and their duration. Another key piece is the risks that may arise during a project management and how they can be identified, analyzed and addressed. Then there is a reference to the Gantt charts, which are a useful tool for the project manager, which allows to has a full picture of the project. In essence, Gantt charts provide a graphical representation of a project that helps the planning, the coordination and the specialization of tasks. These diagrams were used in this thesis. Two key chapters that are developed in this thesis are, the need for template projects and corporate memory. Initially, analyzes the use of template tasks on new projects and benefits for the company. Following is a detailed report on knowledge management and corporate memory that can be developed taking advantage of the previous projects of the company and the experience which is gained from them. Furthermore, there is a reference to the methodology that the system uses to update template projects. Following, general information are given for ERP systems and quality management systems ISO 9001, which were used as template projects in the system. As mentioned the second part refers to the implementation of the system for the project management. For proper implementation was necessary to record the requirements of the system, namely we have identified the non-functional requirements such as system performance, availability and many other criteria. Then presents the detailed manual that explains exactly the functions of the system. In short, the Project Manager can insert the system companys’ projects connecting it with one template. In this connection, the new project automatically inherits all the tasks of the template project along with their respective durations. Sometimes, the initial schedule of the template project may not be relevant to the needs of the project or may not reflect the specific company policies. This can be corrected as the project manager can update legacy data and to adjust to the new project. This whole process, improve time management of the project, as it is not necessary to import from the beginning the new tasks and duration of the project, but only to modify, delete and insert what the project manager needs. Once entered into the system the new project, the project manager can update the tasks and to see through a graphical Gantt chart. Another important part of a project tasks is the definition of risk. Each task can be associated with a risk, which in turn connects to a template. Each risk has a rate that can contribute negatively to a process of a project and delay it. Accordingly, if the project manager associate the procedure with risk can see the delay of the task. The manager of a project can set the calendar of the company, namely to indicate which are working days or not, the hours and the holidays of the year. Additionally, it can handle one of the most important parts of an enterprise that is the human factor, namely to define group of workers for projects. Moreover, it can connect employees to the work processes and calculate the budget and management accounts hours for workers. In budgeting hours the project leader can display chart, which depicts the workload of employees. One chart is displayed, which shows the time depending the employment rate. Another feature that helps in right management of projects is recording the experience from previous projects. The basic idea is to display the comments and statistics on various processes of projects. These comments recorded while the project is active and displayed along with statistics when the project is completed. Through comments, project managers can be informed of events that occurred and either avoid similar situations where errors presented or reuse them in the development of a new project if there was a successful completion of the previous project. Through statistics the manager can be informed about what happened to the same type of previous projects and either update template project or modify specific project. In this way a project manager can easily recover and successfully handle all the company's previous experience in similar projects and create more realistic schedules for future projects. Finally, the advantages of using such a system in a company are analyzed and mentioned the conclusions that were exported from the whole process of implementation of this system and research that conducted for this thesis. Στο περιβάλλον μιας επιχείρησης που γίνεται ολοένα και πιο ανταγωνιστικό, πολλοί παράγοντες παίζουν βασικό ρόλο στην επιτυχία της. Ένας από αυτούς είναι η σωστή διαχείριση των έργων που αναλαμβάνει. Το έργο για κάθε επιχείρηση είναι το σημαντικότερο κομμάτι της και κατ’ επέκταση είναι το πρώτο που πρέπει να διαχειριστεί με απόλυτη προσοχή. Κάθε έργο μπορεί να ξεκινήσει με τις καλύτερες προδιαγραφές και να καταλήξει αποτυχημένο ή μπορεί να συμβεί και το αντίστροφο γι αυτό χρήζει ιδιαίτερης προσοχής. Ο αντίκτυπος μιας παρατυπίας είναι σαφής κατά τη διάρκεια ολόκληρου του κύκλου ζωής του έργου καθώς προκαλούνται συγκρούσεις μεταξύ των μελών της ομάδας έργου και με τους πελάτες. Στο πλαίσιο αυτό, για την παρούσα διπλωματική αναπτύχθηκε ένα λογισμικό που έχει ως στόχο να παρέχει μια δομημένη προσέγγιση για τη διαχείριση των έργων και να μπορεί να επιφέρει πραγματικά αποτελέσματα για τα χρονοδιαγράμματα των έργων. Η προτεινόμενη προσέγγιση εκμεταλλεύεται την δυνατότητα που δίνει η προτυποποίηση των διαδικασιών των έργων και η χρήση τους στην δημιουργία νέων έργων, εκμεταλλευόμενη την γνώση που αποκτάται κατά την διάρκεια της διαχείρισης τους. Η βασική ιδέα συνίσταται στον εντοπισμό και την καταχώριση πρότυπων έργων με τα οποία ασχολείται η επιχείρηση. Τα πρότυπα έργα αποτελούνται από τυπικά χρονοδιαγράμματα που μπορούν να προσαρμοστούν για κάθε παρόμοιο έργο της κατηγορίας αυτής. Τα αρχικά πρότυπα βασίζονται είτε σε έρευνες που έχουν γίνει είτε σε κάποια από τα πολλά εμπορικά πρότυπα που υπάρχουν ήδη στην αγορά, όπως αυτά που παρέχονται από πιστοποιημένα ινστιτούτα όπως το Project Management Institute. Τα χρονοδιαγράμματα που αναφέρθηκαν παραπάνω, περιλαμβάνουν τις διαδικασίες που είναι αναγκαίες για την ολοκλήρωση του έργου, τις διάρκειες των διαδικασιών και την αλληλουχία τους. Θα ήταν μοιραίο λάθος τα πρότυπα αυτά να παραμένουν ίδια καθ’ όλη την ύπαρξη και την λειτουργία της εταιρείας. Όπως είναι λογικό, τα έργα εξελίσσονται και τα μέλη της επιχείρησης αποκτούν εμπειρίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να μεταβάλλουν το αρχικό πρότυπο έργο. Η γνώση που συσσωρεύεται είναι ένας πολύ σημαντικός πόρος για την επιχείρηση και η δημιουργία εταιρικής μνήμης είναι κάτι που θα της προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά. Η εταιρική μνήμη είναι όλη η γνώση του οργανισμού που είτε υπάρχει σε έγγραφα, βάσεις δεδομένων, βάσεις γνώσης είτε στην εμπειρία των μελών της επιχείρησης. Η διπλωματική χωρίζεται κατά κύριο λόγο σε δύο κομμάτια. Στο πρώτο αναλύεται το θεωρητικό υπόβαθρο του συστήματος και στο δεύτερο αφού καταγραφούν οι απαιτήσεις του συστήματος, παρουσιάζεται μέσω παράθεσης εγχειριδίου που εξηγεί επακριβώς τις λειτουργίες του. Αναλυτικά, στο θεωρητικό υπόβαθρο πρώτα παρουσιάζεται μια ιστορική αναδρομή του έργου και της διαχείρισής του και ύστερα οι ορισμοί τους σύμφωνα με την διεθνή βιβλιογραφία. Η διαχείριση έργου ακολουθεί μία διαδικασία κατά την οποία πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη βαρύτητα σε κάθε της βήμα, όπως γίνεται με τον καθορισμό των φάσεων, των διαδικασιών και των υπο-διαδικασιών του έργου και των αντίστοιχων διαρκειών τους. Ένα ακόμη βασικό κομμάτι είναι οι κίνδυνοι που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαχείρισης ενός έργου και πως μπορούν αυτοί να εντοπιστούν, να αναλυθούν και να αντιμετωπιστούν. Στη συνέχεια γίνεται αναφορά για τα διαγράμματα Gantt, που αποτελούν ένα χρήσιμο εργαλείο για τον διαχειριστή του έργου, το οποίο του επιτρέπει να χει πλήρη εικόνα για το έργο. Στην ουσία, τα διαγράμματα Gantt παρέχουν μια γραφική απεικόνιση ενός έργου που βοηθά το σχεδιασμό, τον συντονισμό και την εξειδίκευση των εργασιών σε ένα έργο. Αυτά τα διαγράμματα χρησιμοποιήθηκαν και στην παρούσα διπλωματική εργασία. Δύο βασικά κεφάλαια που αναπτύσσονται σε αυτή την εργασία είναι, η ανάγκη ύπαρξης πρότυπων έργων και η εταιρική μνήμη. Αρχικά, αναλύεται η χρήση των πρότυπων διαδικασιών σε νέα έργα και οι ωφέλειες για την επιχείρηση. Ύστερα, γίνεται εκτενής αναφορά στην διαχείριση γνώσης και στην εταιρική μνήμη και πως μπορούν να αναπτυχθούν εκμεταλλευόμενοι τα προηγούμενα έργα της επιχείρησης και της εμπειρίας που έχει αποκτηθεί από αυτά. Επιπλέον αναπτύσσεται η μεθοδολογία, η οποία χρησιμοποιείται στο σύστημα για την ενημέρωση των πρότυπων έργων. Ύστερα δίνονται γενικές πληροφορίες σχετικά με τα ERP συστήματα και τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας ISO 9001, τα οποία χρησιμοποιήθηκαν ως πρότυπα έργα στο σύστημα. Όπως αναφέραμε στο δεύτερος μέρος γίνεται αναφορά στην υλοποίηση του πληροφοριακού συστήματος για την διαχείριση των έργων. Για την σωστή υλοποίηση ήταν αναγκαία η καταγραφή των απαιτήσεων του συστήματος, δηλαδή ορίστηκαν οι μη λειτουργικές απαιτήσεις όπως η απόδοση του συστήματος, η διαθεσιμότητα και πολλά άλλα κριτήρια. Στην συνέχεια, παρουσιάζεται το αναλυτικό εγχειρίδιο που εξηγεί επακριβώς τις λειτουργίες του πληροφοριακού συστήματος. Με λίγα λόγια, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να εισάγει στο σύστημα το νέο έργο της επιχείρησης ορίζοντας με ποιο πρότυπο θέλει να συνδεθεί. Με την σύνδεση αυτή, το νέο έργο κληρονομεί αυτόματα όλες τις διαδικασίες του πρότυπου έργου μαζί με τις αντίστοιχες διάρκειες. Είναι πιθανόν, το αρχικό χρονοδιάγραμμα του πρότυπου έργου να μην είναι αντίστοιχο με τις ανάγκες του έργου ή να μην αντικατοπτρίζει τις ειδικές πολιτικές της εταιρείας. Αυτό μπορεί να διορθωθεί, καθώς ο διαχειριστής του έργου μπορεί να επεξεργαστεί τα κληρονομημένα δεδομένα και να τα προσαρμόσει στο νέο έργο. Όλη αυτή η διαδικασία, βελτιώνει τον χρόνο διαχείρισης του έργου, καθώς δεν είναι αναγκαίο ο διαχειριστής του έργου να εισάγει από την αρχή τις νέες διαδικασίες και διάρκειες του έργου, παρά μόνο να τροποποιήσει, διαγράψει και εισάγει τα στοιχεία που επιθυμεί. Αφού εισαχθεί στο σύστημα το νέο έργο, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να επεξεργαστεί τις διαδικασίες και να τις δει γραφικά μέσω ενός διαγράμματος Gantt. Ένα ακόμα σημαντικό κομμάτι για τις διαδικασίες ενός έργου είναι ο ορισμός του κινδύνου. Κάθε διαδικασία μπορεί να συνδεθεί με ένα κίνδυνο, ο οποίος με την σειρά του συνδέεται με ένα πρότυπο. Κάθε κίνδυνος έχει κάποιο ποσοστό που μπορεί να συμβάλει αρνητικά σε μία διαδικασία ενός έργου και να την καθυστερήσει. Κατά συνέπεια, αν ο διαχειριστής του έργου συνδέσει την διαδικασία με κάποιο κίνδυνο μπορεί να δει την καθυστέρηση της διαδικασίας αυτής. Ο διαχειριστής ενός έργου μπορεί να ορίσει το ημερολόγιο της εταιρίας, δηλαδή να δηλώσει ποιες μέρες είναι εργάσιμες και το ωράριο τους και ποιες είναι αργίες μέσα στο έτος. Επιπρόσθετα, μπορεί να διαχειριστεί ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια μιας επιχείρησης, που είναι το ανθρώπινο δυναμικό, δηλαδή να ορίσει ομάδα εργαζομένων για τα έργα. Επιπλέον, μπορεί να συνδέσει τους εργαζόμενους σε διαδικασίες του έργου και να υπολογιστούν οι προϋπολογιστικές και οι απολογιστικές ώρες των εργαζομένων. Στις προϋπολογιστικές ώρες εργασίας ο υπεύθυνος του έργου μπορεί να προβάλλει διάγραμμα, στο οποίο απεικονίζεται ο φόρτος εργασίας των εργαζομένων. Δηλαδή, εμφανίζεται συναρτήσει του χρόνου το ποσοστό απασχόλησης του εργαζομένου στα έργα της επιχείρησης. Ένα ακόμα στοιχείο που βοηθάει στην καλύτερη διαχείριση των έργων μιας εταιρείας είναι η καταγραφή της εμπειρίας από προηγούμενα έργα. Η βασική ιδέα συνίσταται σε προβολή παρατηρήσεων και διάφορων στατιστικών στοιχείων στις διαδικασίες των έργων. Οι παρατηρήσεις αυτές καταγράφονται κατά την διάρκεια του έργου ενώ είναι ενεργό και να προβληθούν μαζί με τα στατιστικά στοιχεία εφόσον καταχωρηθούν ως ολοκληρωμένα. Μέσω των παρατηρήσεων οι διαχειριστές των έργων μπορούν να ενημερώνονται για γεγονότα που συνέβησαν και είτε να αποφύγουν παρόμοιες καταστάσεις εφόσον αφορά σφάλματα είτε να τις επαναχρησιμοποιήσουν για την ανάπτυξη του νέου έργου εφόσον οδήγησαν στην επιτυχή ολοκλήρωση του προηγούμενου. Μέσω των στατιστικών στοιχείων ο διαχειριστής μπορεί να ενημερωθεί για το τι έγιναν στου ίδιου τύπου προηγούμενα έργα και να πράξει αναλόγως είτε κάνοντας αλλαγές στο πρότυπο έργο είτε τροποποιώντας διαδικασίες συγκεκριμένου έργου. Με αυτό τον τρόπο ο διαχειριστής ενός έργου μπορεί εύκολα να ανακτήσει και να χειριστεί με επιτυχία όλες τις προηγούμενες εμπειρίες της εταιρίας σε παρόμοια έργα και να δημιουργήσει πιο ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα για τα μελλοντικά έργα. Τέλος, αναλύονται τα πλεονεκτήματα από την χρήση ενός τέτοιου συστήματος σε μια επιχείρηση και αναφέρονται τα συμπεράσματα που εξάχθηκαν από όλη την διαδικασία της υλοποίησης του συστήματος αλλά και της έρευνας στα πλαίσια αυτής της διπλωματικής εργασίας.
Λέξη κλειδί	Knowledge management Corporate memory Διαχείριση έργου Εταιρική μνήμη Διαχείριση γνώσης Project management
Ημερομηνία	29-02-2012
Άδεια χρήσης	https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/