| Περίληψη : | Σκοπός της παρούσης είναι η καταγραφή συγκεκριμένων διαδικασιών σε βιομηχανία επεξεργασίας μετάλλου, εκπονείται δε ως διπλωματική εργασία στα πλαίσια της ολοκλήρωσης του ΜΠΣ στα Πληροφοριακά Συστήματα, του γράφοντος. Οι διαδικασίες που καταγράφονται αφορούν τις παρακάτω λειτουργίες της εταιρείας: • Χρηματοοικονομικά • Πωλήσεις και Μάρκετινγκ • Υγιεινή και Ασφάλεια Προκειμένου να καταγραφούν οι διαδικασίες, πραγματοποιήθηκαν συνεντεύξεις με τους υπεύθυνους των αντίστοιχων τμημάτων καθώς και με εμπλεκόμενους στις αντίστοιχες διαδικασίες. Από την καταγραφή σε ορισμένες περιπτώσεις αναδείχθηκαν σημεία προς βελτίωση, τα οποία αναφέρονται σε ειδική ενότητα, παρότι είναι εκτός του σκοπού της παρούσης. Για την απεικόνιση τον διαδικασιών, σχεδιάστηκαν διαγράμματα με χρήση της μεθοδολογίας BPMN 2.0, η οποία αναλύεται συντόμως, προκειμένου να διευκολυνθεί ο αναγνώστης. Για το σχεδιασμό χρησιμοποιήθηκε ένα δημοφιλές και δωρεάν εργαλείο σχεδίασης, το ADONIS Community Edition 3.0. Το εν λόγω εργαλείο αποδείχτηκε πολύ αποτελεσματικό και παρέχει πολλές διευκολύνσεις σε όσους έχουν εμπειρία στο σχεδιασμό διαγραμμάτων BPMN και παράλληλα παρέχει αρκετές επεξηγήσεις σε όσους προσπαθούν να μυηθούν. Επίσης, η εταιρεία παρείχε κάποιους κρίσιμους δείκτες απόδοσης (Key Performance Indicators – KPIs), τους οποίους χρησιμοποιεί για να μετράει τις επιδόσεις της. Οι διαδικασίες που περιγράφονται συνδέονται κατά περίπτωση με τα αντίστοιχα KPIs, προκειμένου να γίνει ξεκάθαρη η σχέση ανάμεσα στις διαδικασίες που καταγράφηκαν και τις επιδόσεις τη εταιρείας. Για την καλύτερη κατανόηση των διαγραμμάτων, στα οποία απεικονίζονται και τα εμπλεκόμενα τμήματα, παρατίθεται ένα οργανόγραμμα της εταιρείας. Για τυχόν θέσεις που εμφανίζονται στα διαγράμματα, αλλά όχι στο οργανόγραμμα γίνεται σχετική επεξηγηματική παρατήρηση επί του διαγράμματος. Επιπλέον, των διαδικασιών, πραγματοποιήθηκε και καταγραφή των πληροφοριακών συστημάτων που χρησιμοποιούνται σε κάθε διαδικασία. Συνοπτικά αναφέρουμε ότι το Atlantis ERP είναι το κεντρικό σύστημα, το οποίο χρησιμοποιείται για κοστολόγηση παραγωγής και διεκπεραίωση παραγγελιών. Το Atlantis χρησιμοποιείται για λογιστικούς σκοπούς, καθώς και για σκοπούς κοστολόγησης. Για τους σκοπούς της Παραγωγής χρησιμοποιείται ένα Web Application, στο οποίο η Παραγωγή καταχωρεί στοιχεία όπως οι αναλώσεις Α’ Υλών και η ποσότητα του παραγόμενου προϊόντος. Για λοιπούς σκοπούς περί τα χρηματοοικονομικά, αλλά και στις περισσότερες περιπτώσεις όπου απαιτείται η τήρηση απλά ενός πίνακα χρησιμοποιείται το Excel με τα αντίστοιχα workbooks. Για την συγγραφή κειμένων ή τη συμπλήρωση πρότυπων κειμένων (π.χ φόρμες που χρησιμοποιούνται κατά τις διαδικασίες Υγιεινής και Ασφάλειας) χρησιμοποιείται το Word. Τα σχετικά αρχεία του Excel και του Word αποθηκεύονται σε έναν File Server. Τέλος υπάρχει σύστημα e-mail το οποίο λειτουργεί με τη βοήθεια ενός Mail Server. Οι υποδομές πάνω στις οποίες στηρίζονται τα παραπάνω συστήματα εμφανίζονται σχηματικά στο διάγραμμα IT Model. Σε ορισμένες περιπτώσεις οι διαδικασίες είναι περίπλοκες και αποτελούνται από υποδιαδικασίες. Για την καλύτερη κατανόηση της λειτουργίας της εταιρείας παρατίθεται το δέντρο λειτουργιών. Οι διαδικασίες που καταγράφηκαν είναι οι παρακάτω: • Χρηματοοικονομικά o Κοστολόγηση μιας Παραγωγής o Απόδοση Έμμεσων Εξόδων στο Προϊόν o Κατάρτιση Προϋπολογισμού o Παρακολούθηση Προϋπολογισμού • Πωλήσεις & Μάρκετινγκ o Παραγγελιοληψία o Διαχείριση Επικοινωνίας o Διαχείριση Λάθους σε Φορτωμένη Παραγγελία o Παράδοση Προϊόντων o Παράδοση με Φορτηγά Τρίτων o Διαχείριση Ελλιπούς Αποθέματος o Ποιοτικός Παράπονο o Διαχείριση Ποιοτικού Παραπόνου o Επιστροφή Εμπορευμάτων o Καθυστέρηση Παράδοσης o Οικονομικό Παράπονο o Διαφημιστικό Υλικό o Διαχείριση Ανοιχτής Παραγγελίας o Διαχείριση Εξόδων Πωλητή o Επίσκεψη Πωλητή σε Πελάτη o Marketing Πληροφόρηση από Οδηγούς o Διαχείριση Μεγάλων Προσφορών o Προωθητικές Ενέργειες – Προσφορές o Εκπτώσεις / Αξιολόγηση Πελάτη • Υγιεινή και Ασφάλεια o Αναγνώριση Κινδύνων, Εκτίμηση Επικινδυνότητας & Μέτρα Ελέγχου o Διαχείριση Ατυχημάτων o Διαχείριση Παρ’ ολίγον Ατυχημάτων o Διαχείριση Μέσων Ατομικής Προστασίας o Δημιουργία και Εφαρμογή Προγράμματος ΥΑΕ o Ιατρική Παρακολούθηση Εργαζομένων o Παρακολούθηση Νομοθεσίας & Προτύπων o Σήμανση Ασφαλείας – Υγείας o Διαχείριση Εισόδου Επισκεπτών o Διαχείριση Εισόδου Τρίτων για Εκτέλεση Εργασιών o Σύνταξη και Εφαρμογή Οδηγιών ΥΑΕ
The purpose of this paper is to register certain processes in a metal-processing company. It is prepared as a dissertation of the writer for the MSc IS of the Athens University of Economics & Business. The recorded processes concern the following functions: • Finance • Sales and Marketing • Health and Safety In order to record the processes, interviews were taken by the heads of the respective departments, as well as by people who run the processes. In certain cases, some areas of improvement were discovered. These are reported herein, although they are not within the paper’s scope. In the next step, diagrams were designed to depict the processes, using the BPMN 2.0 methodology, which is briefly explained in order to help the reader understand. ADONIS Community Edition 3.0 was used to design the diagrams. The software tool in question was proved to be very effective and offers many shortcuts to the experienced designer, as well as plenty of explanations for those newly initiated. Furthermore, the company provided Key Performance Indicators (KPIs), which are used to measure its performance. The connection between the registered processes and KPIs they had impact on, is also explained. In order to better understand the diagrams in which each department takes part, an organizational chat is presented. Moreover, the IT systems used for each process were modeled. Atlantis ERP is the core business system, which is used for production costing, order-taking and order-fulfillment. Atlantis is used for accounting purposes, as well as for costing. The needs of Production are served by a Web Application, where Production enters data such as, consumption of raw materials and quantities of goods produced. For many other purposes, especially in finance, but also in any case where a table has to be calculated or kept, Microsoft Excel is used with its respective workbooks. For writing documents or simply writing standard documents (e.g. forms used for the Health and Safety processes) Microsoft Word is used. The relevant Excel and Word files are stored and kept in a File Server. Finally, there is an e-mail system in place which is supported by an e-mail server, whereas users use mail clients as needed. In some cases, processes are complex and they consist of subprocesses. To help the reader better understand a Function Tree is depicted in the relevant chapter. The processes that were registered are the following: • Financial o Production Costing o Burdening the product with indirect expenses o Budgeting o Budget revision • Sales & Marketing o Order taking o Communication management o Handling a mistake in an order that is already loaded o Product delivery o Product delivery with 3rd party tracks o Order handling when low on stock o Complaint regarding quality o Handling a quality complaint o Returning goods o Delayed delivery o Financial complaint o Promotional Material o Handling an outstanding order o Salesperson expense handling o Sales call o Receiving marketing information from the drivers o Handing large-scale sales opportunities o Promotional activities – special offers o Discounts / Customer Assessment • Health & Safety o Recognizing dangers, risk assessment & control measures o Accident management o Close call handling o Management of personal protection equipment o Creating and implementing an H&S program o Medical monitoring of workers o Following & conforming to laws and standards o Health and safety signage o Visitors management o Managing third party crews for execution of works in company premises o Composing and implementing health and safety directives
|
|---|
Copyright © 2013 Βιβλιοθήκη Ο.Π.Α. Με την επιφύλαξη παντός δικαιώματος.