Βελτιστοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών προμηθειών με χρήση προσομοίωσης

Abstract

Η παρούσα διπλωματική εργασία εξετάζει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών προμηθειών σε μεγάλους οργανισμούς μέσω της αξιοποίησης εργαλείων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών. Οι διαδικασίες προμηθειών αποτελούν κρίσιμο επιχειρησιακό πυλώνα, καθώς επηρεάζουν άμεσα το κόστος, τη λειτουργική αποδοτικότητα, τη διαφάνεια και την έκθεση σε επιχειρησιακούς κινδύνους, ιδίως σε περιβάλλοντα αυξημένης πολυπλοκότητας και υψηλού όγκου προμηθειών. Για τον λόγο αυτό, ο μετασχηματισμός των διαδικασιών προμηθειών αποτελεί στρατηγικό στόχο των οργανισμών. Στο πλαίσιο της μελέτης πραγματοποιείται ανάλυση και μοντελοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών προμηθειών, καθώς και εναλλακτικών σεναρίων που βασίζονται στη χρήση μηχανισμών καταλόγων. Η συγκριτική τους αξιολόγηση βασίζεται στη προσομοίωση των διαδικασιών στο περιβάλλον του SAP Signavio, αξιοποιώντας πραγματικά ιστορικά δεδομένα χρόνου. Από τα αποτελέσματα της προσομοίωσης αναδεικνύεται ότι η διαδικασία προμήθειας μέσω τιμοκαταλόγου παρουσιάζει σημαντικά μειωμένο χρόνο κύκλου σε σύγκριση με τις υφιστάμενες διαδικασίες, καθώς και χαμηλότερη διασπορά που αντανακλά σε χαμηλότερη έκθεση σε επιχειρησιακούς κινδύνους. Η βελτίωση αυτή αποδίδεται κυρίως στον αυξημένο βαθμό αυτοματοποίησης και μείωσης της χειροκίνητης παρέμβασης. Παράλληλα, παρατηρείται εξομάλυνση της φόρτισης των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων, γεγονός που συμβάλλει στη βελτίωση της συνολικής λειτουργικής αποδοτικότητας. Συνολικά, η παρούσα εργασία αξιοποιεί την προσομοίωση επιχειρησιακών διαδικασιών ως εργαλείο βελτιστοποίησης και υποστήριξης της συγκριτικής αξιολόγησης και του ανασχεδιασμού των διαδικασιών. H υιοθέτηση μηχανισμών καταλόγου στις προμήθειες αποδεικνύεται ως μια πιο βιώσιμη και αποδοτική προσέγγιση, η οποία συμβάλλει στη διαμόρφωση ενός καθορισμένου πλαισίου διακυβέρνησης, καθιστώντας την στρατηγικό πλεονέκτημα για τους οργανισμούς.This diploma thesis examines the optimization of procurement processes in large scale organizations using Business Process Management (BPM) tools. Procurement processes constitute a critical operational pillar, as they directly affect cost, operational efficiency, transparency, and exposure to operational risks, particularly in environments characterized by high complexity and a large volume of procurement activities. For this reason, the transformation of procurement processes represents a strategic objective for modern organizations. Within the scope of the study, existing procurement processes are analyzed and modeled, along with alternative scenarios based on the use of e-catalog mechanisms. The comparative evaluation is based on process simulation within the SAP Signavio environment, utilizing real historical time data. The simulation results indicate that procurement through catalog-based processes exhibits a significantly reduced cycle time compared to existing procedures, along with lower variability, which corresponds to reduced exposure to operational risks. This improvement is primarily attributed to the increased level of automation and the reduction in manual intervention. In parallel, a smoothing of workload across the involved organizational units is observed, contributing to improved overall operational performance. Overall, the present study employs business process simulation as a means of optimizing and supporting the comparative evaluation and redesign of procurement processes. The adoption of e-catalog mechanisms in procurement emerges as a more sustainable and efficient approach. This approach contributes to the establishment of a clearly defined governance framework and constitutes a strategic advantage for organizations.