Διαχείριση δεδουλευμένης αξίας σε οικοδομικά έργα με μη οριστικοποιημένο αντικείμενο εργασιών

Abstract

Ένα από τα πιο συχνά προβλήματα που εμφανίζονται στα κατασκευαστικά έργα είναι η μη σωστή χρονική και οικονομική εκτίμηση των αναγκών για την ολοκλήρωση του εκάστοτε έργου. Μία από τις βασικότερες παραμέτρους που επηρεάζει τη λανθασμένη αρχική εκτίμηση είναι η συνήθης πρακτική εκκίνησης εργασιών χωρίς να υπάρχουν ολοκληρωμένες μελέτες εφαρμογής με αποτέλεσμα να προκύπτουν αλλαγές αντικειμένου και επιπλέον κοστολογικές και χρονικές ανάγκες ολοκλήρωσης των εκάστοτε εργασιών από τον εργολάβο που δεν μπορούσαν να αξιολογηθούν εξαρχής. Πολλές φορές επίσης συμβαίνει να προκύπτουν αλλαγές αντικειμένου κατά τη διάρκεια του έργου, το κόστος των οποίων δεν είχε εκτιμηθεί στην αρχική φάση χρονικής και οικονομικής εκτίμησης του έργου από τον ανάδοχο. Αυτό έχει ως συνέπεια στην πλειοψηφία τους τα έργα να παρεκκλίνουν από τις αρχικές εκτιμήσεις – σε περιπτώσεις κατά πολύ – και να πρέπει ο Διευθυντής Έργου να προτείνει τυχόν εξυγιαντικά μέτρα εφόσον υφίστανται και να επαναξιολογήσει τόσο τις οικονομικές ανάγκες αλλά και την απαραίτητη χρονική επέκταση της κατασκευαστικής περιόδου αντίστοιχα. Καθίσταται πολύ σημαντικό λοιπόν να εφαρμόζεται από την ομάδα διαχείρισης μια αποτελεσματική μέθοδος παρακολούθησης της εξέλιξης του έργου λόγω των αλλαγών και επιπλέον αναγκών που προκύπτουν, αξιολογώντας τις επιπτώσεις που θα έχουν οι αλλαγές αυτές στους πυλώνες κόστους και χρόνου στο έργο και προσαρμόζοντας τους αντίστοιχους στόχους του έργου κάθε φορά στα νέα δεδομένα. Μία τέτοια μέθοδος είναι η ανάλυση δεδουλευμένης αξίας (Earned Value Analysis), που παρέχει σημαντικές πληροφορίες για την πρόοδο του έργου στην ομάδα διαχείρισης. Η παρούσα διπλωματική εργασία στοχεύει να εστιάσει στη βελτίωση διαμόρφωσης στρατηγικής παρακολούθησης των έργων μέσω της κατάλληλης εφαρμογής μεθόδων παρακολούθησης προόδου των επιμέρους εργασιών (και οικονομικά και χρονικά) σε συνάρτηση με τις αλλαγές ή/και επιπλέον ανάγκες που μπορεί να προκύπτουν κατα τη διάρκεια εξέλιξης του έργου, αλλά και με κριτήριο τη συμβασιακή σχέση Αναδόχου – ΚτΕ. Η παρούσα εργασία διαμορφώθηκε αρχικά μέσω βιβλιογραφικής ανασκόπησης για την ανάλυση της εφαρμογής μεθόδου δεδουλευμένης αξίας στη διαχείριση οικοδομικών έργων, των θετικών και αρνητικών στοιχείων της καθώς και το πως χρησιμοποιείται αποτελεσματικά σε συνάρτηση με τη συμβασιακή σχέση αναδόχου - ΚτΕ. Ακολούθησαν συνεντεύξεις με έναν έμπειρο επαγγελματία στον τομέα της διαχείρισης έργων και τέλος, αναπτύχθηκε μια μελέτη περίπτωσης σε οικοδομικό έργο, που μπορεί να εφαρμοστεί και σε άλλες κατηγορίες τεχνικών έργων. Παρά τις προκλήσεις και τα προβλήματα που μπορεί να ενέχονται στη συγκεκριμένη ανάλυση (π.χ. αβέβαιη μέθοδος μέτρησης προόδου, η παράλειψη της ποιότητας από τα δεδομένα της ανάλυσης, λάθη στην πρόβλεψη προϋπολογισμού κλπ), η μέθοδος της δεδουλευμένης αξίας μπορεί να είναι αποτελεσματική με την πλήρη κατανόηση των δεικτών, τη συνεργασία της ομάδας έργου και τη δημιουργία διαδικασιών για την ορθή εφαρμογή της. Έτσι, μπορούν να εντοπιστούν και να επιλυθούν σημαντικές πιθανές αστοχίες που θα οδηγούσαν το έργο σε απόκλιση από τα συμβατικά του χαρακτηριστικά όσον αφορά τον χρόνο και το κόστος. Η ανάλυση των αποτελεσμάτων της δεδουλευμένης αξίας, σε συνδυασμό με την εφαρμογή διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, μπορεί να λειτουργήσει ως σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης για την παρακολούθηση της κατάστασης απόδοσης του έργου. Αναλύοντας τα αναμενόμενα στοιχεία κινδύνου, τις προτεινόμενες λύσεις διαχείρισης κινδύνων και τα αποτελέσματα από την ανάλυση της δεδουλευμένης αξίας, η ομάδα διαχείρισης έργου μπορεί να εφαρμόσει προληπτικά τις απαραίτητες ενέργειες για την αντιμετώπιση πιθανών προκλήσεων και την εξασφάλιση της επιτυχίας του έργου.One of the most common issues that arise in construction projects is the inaccurate time and cost estimation of the needs required to complete each project. One of the main factors that affects the incorrect initial estimate is the usual practice of starting work without having completed studies and drawings (Construction documents), resulting in changes to the scope and additional cost and time requirements for the contractor to complete the respective tasks, which could not be evaluated initially. It also often happens that changes in the scope arise during the project, the costs of which were not anticipated in the initial time and cost estimation phase by the contractor. As a result, the majority of projects deviate from the initial estimates—sometimes significantly—and the Project Manager must propose corrective actions if necessary and reassess both the financial requirements and the necessary time extension for the construction period accordingly. It becomes very important, therefore, for the management team to apply an effective method of monitoring the progress of the project due to the changes and additional needs that arise, evaluating the impact these changes will have on the cost and time pillars of the project, and adjusting the project’s corresponding objectives to the new circumstances. One such method is Earned Value Analysis (EVA), which provides important information about the progress of the project to the management team. This thesis aims to focus on improving the strategy for monitoring projects through the appropriate application of progress monitoring methods for individual tasks (both financially and temporally), in relation to any changes and/or additional needs that may arise during the course of the project, with consideration of the contractual relationship between the Contractor and the Employer. The thesis was initially formed through a literature review on the application of Earned Value Analysis in the management of construction projects, examining its positive and negative aspects and how it can be effectively used in relation to the contractor-employer contractual relationship. This was followed by interviews with an experienced professional in the field of project management, and finally, a case study was developed on a construction project, which can also be applied to other types of technical projects. Despite the challenges and issues that may be involved in this particular analysis (e.g., uncertain progress measurement methods, the omission of quality from the analysis data, errors in budget forecasting, etc.), the Earned Value method can be effective with a full understanding of the indicators, team collaboration, and the creation of processes for its proper application. This way, significant potential failures that would lead the project to deviate from its contractual characteristics in terms of time and cost can be identified and resolved. The analysis of Earned Value results, combined with the implementation of risk management procedures, can serve as an early warning system for monitoring the performance status of the project. By analyzing expected risk factors, proposed risk management solutions, and the results from the Earned Value analysis, the project management team can proactively apply the necessary actions to address potential challenges and ensure the project's success.